Julkiset hankinnat ovat suurten volyymien vuoksi avainasemassa vastuullisen ruoantuotannon edistämisessä. Vastuullisten julkisten elintarvikehankintojen opas antaa paitsi kilpailutuskriteerit, myös taustatietoa ja tukea hankintoihin. Vastuullisissa hankinnoissa painopisteet ja tason määrittely lähtevät aina hankkijan omista vastuullisuustavoitteista.

Opas vastuullisiin elintarvikehankintoihin – suosituksia vaatimuksiksi ja vertailukriteereiksi julkaistiin vuonna 2017 ja uudistettiin 2020 tukemaan julkisten toimijoiden vastuullisia hankintoja. Se sisältää taustatietoa vastuullisista hankinnoista ja ehdotuksia hankinnoissa sovellettavista kriteereistä. Oppaan on laatinut Motiva maa- ja metsätalousministeriön rahoituksella ja tuottamiseen ovat osallistuneet Luonnonvarakeskus, Ruokavirasto, THL, Reilu kauppa sekä maa- ja metsätalousministeriö.

Uudistetussa oppaassa on kilpailutuskriteerien lisäksi runsaasti tutkittua tietoa elintarvikkeiden ympäristövaikutuksista, eläinten hyvinvointikysymyksistä ja sosiaalisesta vastuusta.

”Oppaan on tarkoitus toimia apuna kilpailutuksessa ja myös lisätä hankkijoiden ja esimerkiksi kuntapäättäjien osaamista ruoan vastuullisuuskysymyksistä”, summaa Motivan kiertotalouden ja vastuullisten julkisten hankintojen asiantuntija Suvi Salmela.

Opasta tehdessä on mietitty sekä elintarvikkeiden tärkeitä vastuullisuusnäkökulmia että sitä, mitä Suomessa tehdään vastuullisuusnäkökulmasta muita paremmin. Näin opas edistää vastuullisuutta ruokapalveluissa sekä ilmasto- ja sosiaalisesta että kotimaisen tuotannon näkökulmasta.

Omat vastuullisuustavoitteet kilpailutuksen pohjaksi

Opas ja kriteerit palvelevat julkisia hankkijoita tilanteessa, joissa he kilpailuttavat elintarvikehankintoja.

”Kun lähdetään käyttämään näitä kriteereitä, on hyvä aloittaa miettimällä, millaiset vastuullisuustavoitteet meillä kunnassa on. Vaikkapa että meidän kuntamme haluaa erityisesti olla hiilineutraali, haluamme lisätä luomutuotteiden käytön määrää ja kolmantena tavoitteena on kotimaisuusasteen nosto”, Salmela pohjustaa.

Kun oman organisaation vastuullisuustavoitteet ovat selvillä, hankkijan täytyy pohtia, mitkä niistä voidaan viedä kriteereiksi elintarvikehankintoihin. Jatketaan ajatusleikkiä kotimaisuusasteen nostosta. Vaikka se on kirjattu esimerkkikunnan tavoitteisiin, hankintalain mukaan kotimaisuutta ei voi hankintakriteerinä käyttää.

”Esimerkiksi juuri tässä tulevat avuksi vastuullisten elintarvikehankintojen kriteerit. Suomessa on erittäin kattavia seuranta- ja valvontajärjestelmiä, joilla voidaan seurata niin elintarviketurvallisuutta kuin eläinten hyvinvointia. Olemme monia muita maita edellä esimerkiksi siinä, että meillä antibiootteja käytetään vain tarpeeseen. Tällaisia kriteereitä kilpailutukseen nostamalla saadaan nostettua tuotteiden kotimaisuusastetta."

Perustasolla vai edelläkävijänä?

Opas tarjoaa ehdotuksia hankintojen vaatimuksiksi ja vertailukriteereiksiperus- ja edelläkävijätasolle. Kahden tason on tarkoitus auttaa hankkijaa löytämään oikeanlaiset, omia tavoitteita tukevat kilpailutuskriteerit.

”Ensin täytyy siis määritellä, olemmeko organisaatiomme vastuullisuustyössä aloittelijoita vai edelläkävijätasolla”, Salmela sanoo.

”Perustason kriteeristö sopii vaikkapa sellaiselle taholle, joka on vastuullisuustyönsä alkuvaiheessa tai ei ole vielä aiemmin käyttänyt kriteeristöä kilpailutuksessaan. Edelläkävijätason kriteeristöä suosittelen taas käyttämään sopivilta osin silloin, kun kaupunki tai kunta on jo pidemmällä ruokapalveluidensa vastuullisuustyössä ja haluaa olla vastuullisuudessa edelläkävijä.”

Vastuullisuudesta palkitseva kilpailutus

Salmela muistuttaa, että kriteerit ovat poissulkevia: jos kilpailutuksessa käytetään liian tiukkaa vaatimustasoa, ollaan todennäköisesti tilanteessa, jossa tarjouspyyntöön ei voida vastata. Jotta tarjouksia saadaan, vastuullisuuskriteereiden valinnan täytyy olla tavoitelähtöinen ja perusteltu. Lisäksi kriteerit, joihin vain yksi toimija pystyy vastaamaan, voidaan katsoa syrjiviksi.

”Kriteeriksi voidaan valita vaikkapa vaatimus, että kasvihuonetomaattien viljelyssä pitäisi käyttää uusiutuvia energialähteitä. Jos tuottajalla ei sellaista ole, kilpailutukseen ei voi osallistua. Silloin on aivan sama, mitä muut kilpailutuksessa esiin nostetut seikat ovat. Siksi on tärkeää miettiä itselle oleelliset kriteerit niin, että niitä voi käyttää vastuullisuudesta palkitsevana – jos tuottaja on tehnyt asian eteen enemmän kuin joku toinen, siitä saa lisäarvoa.”

Salmela muistuttaa, että opasta ei ole tarkoitettu käytettäväksi niin, että haluaa tietää, mitkä tuotteet täyttävät kaiken oppaassa määritellyn.

”Sellaisia tuotteita ei välttämättä edes löydy ja toisaalta jokaisesta tuotteesta kaiken sen datan kaivaminen voi olla hankalaa, etenkin jos tuotteella on pitkä alihankintaketju.”

Salmela kannustaa pohtimaan, mikä on se tavoite, mikä hankinnalla halutaan saavuttaa. Jos halutaan lisätä vaikkapa kotimaisuusastetta ja sen saavuttaa tuoteryhmässä yhdellä kriteerillä, ei ole mieltä määritellä tuotteelle sen lisäksi muita tiukkoja kriteereitä.

Markkinavuoropuhelu avuksi

Kun vastuullisuuden ulottuvuudet on valittu niin, että ne vievät omia tavoitteita eteenpäin ja oppaan kriteerit käyty niiden perusteella läpi, on vielä syytä pohtia, saako asettamillaan vastuullisuusvaatimuksilla tarjouksia. Ennen kilpailutusta voi siis olla vielä syytä varmistua siitä, että halutunlaisia tuotteita todella on markkinoilla varsinkin, jos käyttää tiettyä kriteeriä ensimmäistä kertaa.

Markkinavuoropuhelun järjestäminen uusia kriteereitä asetettaessa on tärkeää. Myös opasta laadittaessa tuottajien kanssa on keskusteltu siitä, onko kriteerit täyttäviä tuotteita saatavilla.

”Oppaassa ei ole yhtään sellaista yksittäistä vastuullisuusmäärettä, johon ei ole tuotteita olemassa. Jos kuitenkin kriteereitä valitaan kilpailutukseen suuria määriä ilman johtoajatusta, voidaan olla tilanteessa, jossa juuri sellaista tuotetta ei markkinoilta löydy.”

Motivan Salmela vinkkaa, että Hilma-palvelua voi käyttää apuna myös, jos ei ole aikaisemmin käyttänyt opasta kilpailutuksessaan. Hankkija voi käydä katsomassa muiden toimijoiden ilmoituksista, millaisia vastuullisuuskriteereitä on käytetty. Silloin voi uskaltautua käyttämään rohkeasti samantyyppisiä kriteereitä myös omassa kilpailutuksessa.

Oppaasta paljon tietoa vastuullisuudesta

Salmela huomauttaa, että oppaan pohjalla on haastava ja arvokas työ.

”Tätä kokonaisuutta ovat olleet miettimässä ja kokoamassa Luonnonvarakeskukset tutkijat ja useat muut elintarvikealan tahot. Heidän osaamistaan on kirjattu tähän oppaaseen valtavasti ja oppaassa on pohdittu monelta kantilta, mikä vastuullisuus- ja ympäristönäkökulmia kuhunkin tuotekategoriaan liittyy.”

Yhteen paikkaan koottu tieto auttaa varmasti paitsi hankkijoita, myös kaikkia alalla työskenteleviä.

”Oppaasta löytyy myös tuottajille mielenkiintoista tietoa siitä, mitkä ovat kunkin tuoteryhmän keskeisiä ympäristövaikutuksia ja mihin omassa tuotantoketjussa kannattaa vastuullisuusnäkökulmasta keskittyä”, Salmela muistuttaa.
 

Vastuullisuuskriteerien käyttö julkisissa hankinnoissa - tee näin

1. Tarkista organisaation strategiset ja hankintalinjaukset
ja mitä vastuullisuustavoitteita haluatte edistää.
2. Pohdi, mitä tavoitteita hankinnassa pystytään
edistämään ja onko tuotteiden hankinnalla tavoitteeseen
nähden iso vai pieni vaikutus.
3. Selvitä asiakkaiden toiveet (jos mahdollista huomioida).
4. Valitse käytettävät vähimmäisvaatimukset tai
pisteytettävät kriteerit. Muista, että osa tavoitteista
voidaan ilmaista myös sopimuksessa ja seurata
kehittymistä sopimuskaudella.
5. Käy markkinavuoropuhelu toimittajien kanssa tai lähetä
tietopyyntö ja varmista, että markkinoilla on kyvykkyys
vastata kriteereihin. Valitse kriteerit, joihin markkina
pystyy vastaamaan (esim. sopivia pakkauskokoja ja
riittävä toimitusvarmuus), ja jotka eivät rajoita liikaa
kilpailua.