Tietosuojainformaatio

Tietosuojainformaatio ja evästekäytäntö

Tietosuojaseloste
(päivitetty 7.2.2024)

Meira Nova Oy:n asiakasrekisteri, Meira Nova Oy:n tavarantoimittajarekisteri ja Meira Nova Oy:n palveluntoimittajarekisteri

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Meira Nova Oy, Palkkitie 10, 04300 Tuusula

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekistereistä vastaavat yhteyshenkilöt

tietosuoja.meiranova@sok.fi

4. Rekisterien nimet

Meira Nova Oy:n asiakasrekisteri
Meira Nova Oy:n tavarantoimittajarekisteri
Meira Nova Oy:n palveluntoimittajarekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Oikeutettuun etuun perustuen käsittelemme asiakas- ja toimittajarekistereissä olevia henkilötietoja toteuttaaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme asiakas-, tavarantoimittaja- tai palveluntoimittajasuhteitamme sekä muita liikesuhteitamme ja toteuttaaksemme sopimusvelvoitteitamme rekisteröityjen edustamiin asiakasorganisaatioihin, tavaran- tai palveluntoimittajaorganisaatioihin tai muihin sidosryhmäorganisaatioihin sekä mahdollisiin potentiaalisiin uusiin asiakkaisiin ja tavaran- tai palveluntoimittajiin.

Käytämme rekisteröidyistä kerättyjä tietoja
a) markkinoidaksemme tuotteita tai palveluita, joilla on liityntä rekisteröidyn työtehtäviin, vastuualueeseen tai asemavaltuutuksen piiriin;
b) asiakaspalvelutoiminnoissa ja tilausten käsittelemiseen;
c) Meira Novan toiminnan ja palvelujen toteuttamiseen ja kehittämiseen; sekä
d) asiakas-, toimittaja- ja sidosryhmäsuhteidemme hoitoon sekä uusasiakashankintaan.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

6. Rekisterien tietosisällöt

Asiakasrekisteriin tallennettavia ja käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla:

  • Henkilön nimi ja asema organisaatiossaan
  • Yritys/organisaatio johon henkilö liittyy
  • Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Tiedot tapaamisista kuten kokouksista tai muilla tavoin kuten puhelimitse sovituista asiakassuhteen hoitoon liittyvistä asioista
  • Kirjallinen kommunikaatio kuten sähköpostikirjeenvaihto tai chat-istunnot asiakaspalvelun kanssa
  • Puhelimitse tapahtunut kommunikaatio kuten puhelut asiakaspalvelun kanssa sekä asiakaspalvelun puhelutallenteet
  • Asiakaspalautteet tai mahdolliset vastaukset esimerkiksi asiakastutkimuksiin
  • Mahdollisten asiakastapahtumien osallistujatiedot
  • Markkinointi- ja viestintämateriaalien kuten uutiskirjeen tai asiakaslehden vastaanottajatieto
  • Verkkokaupan käyttäjätiedot (kuten kirjautumistiedot tai tehdyt tilaukset)
  • Asiakasportaalin käyttäjätiedot kuten tiedot kirjautumisista portaaliin

Toimittajarekisteriin tallennettavia ja käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla:

  • Henkilön nimi ja asema organisaatiossaan
  • Yritys/organisaatio johon henkilö liittyy
  • Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Palautteet tai mahdolliset vastaukset esimerkiksi toimittajatutkimuksiin
  • Tavarantoimittajaportaalien käyttäjätiedot kuten tiedot kirjautumista portaaliin

7. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisterin sekä toimittajarekisterien tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen
a) Meira Novan ja rekisteröidyn edustaman yrityksen tai organisaation välisen suhteen hoitamiseksi;
b) Meira Novan ja rekisteröidyn edustaman yrityksen tai organisaation välisten sopimusvelvoitteiden toteuttamiseksi;
c) Rekisteröidyn edustamaan yritykseen tai organisaatioon kohdistuvan Meira Novan uusasiakashankinnan toteuttamiseksi; tai
d) Lainmukaisten velvoitteidemme, kuten kirjanpitolain vaateiden täyttämiseksi.

Poistamme rekistereistämme tietoja säännöllisesti, kun saamme tietoomme, ettei rekisteröity enää toimi tehtävässä, joka liittyy Meira Novan ja sen sidosryhmien yhteistyöhön ja tietojen säilyttäminen ei enää ole tarpeen yllämainittujen tarpeiden toteuttamiseksi.

Lisäksi toteutamme rekistereiden läpikäynnin ja tarpeettomien tietojen poiston kerran vuodessa.

  • Meira Novan uutiskirjeen tai muiden materiaalien kuten Nova-asiakaslehden lähettämiseen liittyvät tiedot poistamme rekisteröidyn ilmoittaessa, ettei hän halua jatkossa saada kyseistä materiaalia.
  • Asiakaspalvelun puhelutallenteet poistamme 30 päivän kuluttua puhelun päättymisestä.
  • Asiakaspalvelun asiakastapausten tiedot kuten sähköpostit, chat-istunnot ja puhelutiedot anonymisoimme kahden vuoden kuluttua tapauksen lopullisesta sulkemisesta.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereihin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta tai tavaran- tai palveluntoimittajalta, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakaslomakkeista, asiakastapaamisista tai muista tilanteista, joissa asiakas tai tavaran- tai palveluntoimittaja luovuttaa tietojaan.

Lisäksi tietoa voidaan saada potentiaalisten asiakkaiden tai tavaran- tai palveluntoimittajien verkkosivuilta, yritystiedon koostamiseen ja toimittamiseen erikoistuneilta yrityksiltä tai muilta kolmansilta osapuolilta tai muista ulkoisista julkisesti saatavilla olevista lähteistä.

9. Henkilötietojen vastaanottajat

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai tuomioistuimille, mikäli siihen on lain mukainen velvoite.

Tietoja voivat käsitellä myös kolmannet osapuolet osana palveluiden kuten tietojärjestelmien tai muiden palveluiden tuottamista.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme ovat asianmukaisesti sitoutuneet esim. EU:n vakiosopimuslausekkeisiin tai muuhun soveltuvaan siirtoperusteeseen sekä lainsäädännön ja SOK:n asettamiin tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksiin.

11. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietojasi huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajamme käsittelevät henkilötietojasi tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietojasi muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötietosi joutuisivat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietojasi käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja sinua lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet:

  • Oikeus saada tutustua tietoihisi
  • Oikeus tietojesi oikaisemiseen
  • Oikeus tietojesi poistamiseen (esimerkiksi silloin, kun käsittelyperuste on suostumus tai lakiperustetta säilytykselle ei ole)
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
  • Oikeus vastustaa henkilötietojesi käyttämistä suoramarkkinointiin tai muuhun oikeutetun edun perusteella tapahtuvaan käsittelyyn
  • Oikeus saada tietosuoja-asetuksen mukaisesti tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta


Jos haluat käyttää oikeuksiasi tai saada lisätietoa henkilötietojesi käsittelystä, voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään lähettämällä sähköpostia osoitteella tietosuoja.meiranova@sok.fi

Sinulla on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos katsot, että rikomme soveltuvaa tietosuojasääntelyä sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä.


Evästekäytäntö